檔案管理機構和崗位的相關職責，檔案管理機構的相關知識

人身保險公司應對本公司在業務工作中形成的各種文件材料做好分類、整理、歸檔、保管、定期鑒定及銷毀工作，必須保證業務檔案的安全、完整和準確。

人身保險公司對業務檔案中記載的客戶資料負有保密職責，嚴禁未經客戶許可擅自對外泄露客戶資料。

人身保險業務檔案在采取紙質載體的同時，應輔助使用電子檔案進行管理。歸檔業務文件同時存在相應的紙質及電子文件時，在內容、相關說明及描述上應保持一致。

管理機構和管理崗位職責

為保證人身保險業務檔案管理工作正常運作，各人身保險公司應設立專門檔案管理機構和崗位，配備熟悉人身保險業務和檔案工作的專職管理人員。

人身保險公司對自身的業務檔案可以采取自行管理、全部或部分委托具有相應檔案管理資質的第三方管理的管理方式。

采取自行管理方式的，應集中到省級公司統一管理。

采取委托第三方管理方式的，應與第三方管理機構簽訂管理合同，明確有關要求，指定專門機構、專門人員負責監督該機構的運行。

檔案管理機構和崗位的相關職責

按照國家有關法律、法規和公司有關規定制定符合本公司檔案管理工作實際情況的檔案管理實施細則。

按有關規定完成日常各類業務資料歸檔和保管等工作。檔案管理人員要定期檢查檔案保管情況，對破損或變質的檔案要及時采取措施進行搶救。

按照規定開展檔案的利用工作，為各項保險業務和管理工作服務。

對于達到保管期限的業務檔案應按檔案鑒定銷毀制度定期進行鑒定和銷毀。

人身保險公司應建立和完善業務檔案管理工作檢查和考核制度。

業務文件的整理與歸檔

歸檔范圍

投保人在投保過程中和人身保險公司在承保、合同保全、理賠及客戶服務等業務處理及服務環節中直接形成的業務文件。(參見附錄A業務文件歸檔范圍)為保證業務檔案的完整性，按照業務文件產生的業務環節，劃定各類業務文件的歸檔范圍。不論采取何種載體形式，在業務過程中產生的屬于歸檔范圍的業務文件，都應進行歸檔保管。

紙質業務文件整理與歸檔

各人身保險公司都必須建立健全業務文件歸檔制度，業務人員在業務處理完畢后，要按照各類業務文件的歸檔范圍和排列順序要求整理歸檔。

質量要求

歸檔紙質業務文件應齊全完整。已破損的文件應予修整，字跡模糊或易蛻變的文件應予復制。整理歸檔紙制業務文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應符合檔案保管要求。

整理方法

裝訂

紙質業務文件的裝訂原則是以件為單位，一件一裝訂。可以采取線裝、粘貼、連發卡式裝訂機或不銹鋼釘裝訂的方法。

分類

紙質業務文件可以采用年度－業務環節（或機構）－保管期限等方法進行分類。分類方案一經確定應保持穩定。

排列

歸檔業務文件應在分類方案的最低一級類目內，按時間結合業務處理順序等排列。

編目

歸檔業務文件應依據分類方案和排列順序編制歸檔目錄。歸檔業務文件應逐件編目。歸檔目錄設置保險合同號、投保人、作業流水號、頁數、備注等項目。

裝具

保存業務檔案可以使用紙箱、檔案盒及塑封等，裝具規格不限，但應符合檔案管理的要求，有利于檔案的長期保管。

檔案管理人員選取一定量裝訂好的待歸檔文件，按照歸檔目錄順序裝入檔案裝具。裝滿一單位后，順次裝入下一單位。

檔案裝具應根據擺放方式的不同，在盒脊或底邊設置年度、保管期限、類別、盒號等必備項，并可設置起止件號、起止業務流水號、件數等選擇項。

備考表置于裝具內檔案之后，項目包括裝具內檔案情況說明、整理人、檢查人和日期。